缓解压力 中小企业文印系统评估与规划

在本刊5月下《办公打印设备采购需要新思维》专题当中，我们就专门提出：企业不能再将办公打印设备的部署当做孤立的产品采购对待，而是需要一整套的规划、筹备、对比和设置，以便在后期使用过程中能够充分提高工作效率、降低文印成本。相关调查数据显示，企业每年与文印相关的成本大约占企业总营收的1%~15%。在企业资金日趋紧张、融资更加困难的今天，将这个比例充分降低将有助于缓解企业生存压力。那么，对于中小企业来，文印系统的筹备和部署应该如何操作呢？

在企业日常运营过程中，需要处理各种各样与文印相关的资料：订单、发票、海报、宣传册、客户数据、法律文件、技术资料、会议记录等。在处理这些资料的过程中，企业需要面对准确性、安全性和快速性等方面的问题，同时也面临着日益增长的成本压力。事实上，大多数企业对于这部分成本的认识还仅仅停留在设备成本、耗材成本、电力成本等显性成本上，但对于维护管理、工作效率、工作流程、环境安全等相关的隐形成本却一无所知。其实在计算企业文印成本时，需要考虑显性成本和隐性成本两个方面，比如IT部门维护和用户等待造成的成本。相对于显性成本，隐性成本通常更高。

企业与文印相关的总体成本分布

之所以存在这种综合成本高昂的情况，原因可能是多方面的。从我们调查的情况来看，大多数都是因为缺乏有效的管理，造成办公打印设备数量激增且存在大量低性能的过时设备；以及设备的标准不统一，造成耗材维护和设备管理的难度和成本加大的原因。此外，因为没有统一的规划，一些公司在文印服务能力分配方面显得非常散乱，各个部门分别购置却缺乏协调，也会造成管理难度大、业务效率低、设备利用不合理等问题。

因为可能造成如此多的问题，所以才需要从源头(规划)开始处理办公打印设备的采购和管理。不过，正如我们之前说的，办公打印设备的部署将是一个系统工程，而不单单是在出现不足时的“缝缝补补”。为了实现“降低文印成本、提高工作效率”这两个主要目标，我们需要将文印系统的整个部署过程划分为几个阶段：评估与规划、采购与部署、管理与优化等几个阶段。这几个阶段的活动，需要围绕两个主要目标展开。

企业文印系统部署与管理的各个环节要素

评估与规划：流程的优化与均衡

和企业服务器及信息系统部署一样，评估与规划是文印系统部署的重要阶段。这个阶段的主要目标是将企业对于文印服务的需求程度、企业内部区域的划分，以及与现有网络环境和业务流程的融合等因素综合考虑，提出未来文印系统的采购部署规划，合理调配文印服务能力的分布，以达到降低成本、提高效率的目标。

优化流程，降低文印需求！

在对一些企业的走访过程中我们发现，虽然很多地方都会用到文印服务，但是这些需求并不都是必不可少的。之前有调查数据显示，在实现电子化工作流程后企业可以降低
80%左右的印量，这就意味着大幅降低文印成本。因此，优化流程降低文印需求应该作为评估的前期工作。其实，目前很多企业都已经实现了电子化办公，采用了企业内部信息化解决方案。但是因为某些信息交换的环节没有实现电子化(可能是企业内部习惯或者第三方的需要)，造成了特定的文印消耗。此时，就需要提前设计一个文档电子化的环节，来优化整个信息交换流程，降低文印服务的需求量。在上一个专题中，我们专门介绍的“文档电子化管理解决方案”其实就是为了应对这种需求。只是除了当时介绍的复合机之外，企业还可以采用专用扫描仪(文档转换量较大的企业可以采用专用的高速文档扫描仪)来完成这个工作。通过对文档的电子化，并配合统一管理的信息流程，就可以利用网络实现企业内部的数字化交流，减少不必要的输出，避免浪费。

改善布局，提高设备利用率！

通过优化产品类型和摆放位置，就可以达到提供设备利用率、降低成本的目的。

降低文印系统成本直接的手段就是减少办公打印设备，不过这却与“满足文印服务需求”的目标背道而驰，如何解决这种问题呢？从根本上讲，这个矛盾无法避免，但是却可以在一定范围内优化——即通过合理调配办公打印设备的配置和摆放来平衡文印服务需求。以富士施乐的XOS服务为例，该服务就包括利用精益六西格玛方法对文件输出环境进行评估，确立清晰的规划和完善的文印策略，从而实现佳的办公输出环境。这个过程听起来比较复杂，但是对于中小企业来说，主要就是两个步骤：一是计算每个区域总印量、打印频率、文档类别和其他操作类别(如扫描、传真、复印等)；二是根据之前的统计数据规划所购买的产品类别，并根据需要确定摆放的位置。

采购与部署：标准化的按需配置

在对企业内部需求进行充分评估之后，我们就可以进入文印系统相关设备的采购与部署阶段了。这个阶段的主要工作，就是参照之前的规划，按照所需的产品类别、规格、布局来挑选合适的产品并进行安装设置。这个过程主要包括以下几个方面：

1.招标或产品预选：这个过程主要是筛选合适的产品服务提供商，以及根据文印需求(打印、复印、扫描、传真、彩色输出等)索取备选产品目录

2.采购及产品安装：经过选择敲定产品清单后，需要由双方技术人员进行设备的安装。为了保证文印服务的协调一致，此时需要根据规划来布置打印机、复印机、多功能一体机、扫描仪、大幅面等不同设备。

3.附件安装及设置：在设备安装完成后，还需要对设备的各类附件如内存、纸张处理单元、双面打印单元、网络适配器、硒鼓/墨盒等进行安装，同时还需要为打印设备的网络设置或共享，并为企业客户端配置驱动程序。

在采购与部署过程中，企业内部IT人员需要跟踪整个过程，特别是在后期安装和调试过程中，需要充分掌握各类设备的特点和管理方法，并听取产品服务提供商的相关培训。

写在后

评估和规划是企业文印系统部署的第一步，也是企业IT人员在整个系统采购过程中重要的工作。但是之后的采购、部署、调试和管理也是真个部署过程中不可或缺的环节。在介绍了评估规划环节之后，近期我们将安排不同类别办公打印设备采购和部署的要点，以及调试、管理过程中的技巧进行介绍，请大家继续关注。另外，如果有这方面的经验心得，也欢迎来信(chenzl@cniti.cn)与我们分享！