从选硬件到选方案 办公打印设备采购

设计、采购—文印管理的思路

企业应用文印管理解决方案，并不是一个简单的采购过程，而是需要遵循一定的规律和步骤。从目前的情况看，前期的设计、中间的采购，以及后期的使用和维护，都是实现高效文印管理的必备步骤。

设计

设计阶段关键的是要统计整个企业中不同部门的文印总量。根据文印总量，可以评估需要采购设备的种类和规模。再根据企业部门的分布，对相关文印设备进行合理的布局，让文印管理有一个良好的开端。评估部门文印总量时，要特别注意用发展的眼光去进行评估，在充分了解各个部门实际情况后，要对半年、一年、两年、三年这样一些关键时间点的文印量变化进行充分的评估，并在设计上将这种变化考虑进去，这样才能持续满足不断变化的业务需求。

如果企业本身的文印状况比较复杂，也可以请专门的解决方案提供商帮助设计，实际上包括富士施乐、柯尼卡美能达、惠普、佳能、理光、东芝、京瓷等办公设备行业厂商都有提供类似的咨询设计服务，能够根据企业更加细化的需求，进行针对性的调研和设计，并提供更具实践价值的解决方案。

采购

采购环节是实现企业级文印管理的关键环节，这一环节除开针对设计前期的用量评估确定设备性能外，还需要综合考虑以下几个方面：

1.更加节能的设计：以企业文印常使用的复合机为例，一台复合机在运行状态下功耗可以达到1000W，待机状态下通常在50W左右，休眠状态下功耗则可以被控制在10W以下。企业中的办公打印设备大多数时间都处于等待工作状态，这样就导致大量的电能被消耗，非常不环保，也浪费成本。所以我们需要选择那些能够快速从休眠状态切换到待机状态并迅速进入工作状态的设备，这样当设备较长时间不使用时，会自动切换至休眠状态，节省能源；在需要工作时又能快速启动，满足用户对效率的追求。

2.具备网络功能：通过网络功能，我们就可以对企业内部所有的办公打印设备资源进行统一的调配，当某处的文印任务超过设备负荷而无法快速完成时，可以迅速地调用近区域的闲置资源加入，提升整体效率。

3.具备控制功能：拥有控制功能后，信息安全的问题以及打印浪费的问题，可以得到很大程度的解决。例如，通过IC卡对打印进行控制，只有打印人走到文印设备旁，刷卡后才会开始进行文印输出，降低了敏感资料被无关人员获取的可能。也可以通过IC卡对不同人员进行授权，例如在数量、颜色方面进行限制，避免相关人员用企业资源从事无关的事物。实际上利用企业办公打印设备进行私人文印作业，通常是文印浪费的大部分；在问题严重的企业甚至这部分支出超过了正常的业务需求，带来了巨大的浪费。控制功能还有一个好处是，让文印变得更加清晰，通过这个方式，我们可以清楚地统计一定时间内的总文印量，并且能够按照部门、色彩等种类进行成本分析，还可以分析每个人、每个部门在文印上的成本，帮助企业实现精细化管理。

IC卡打印是通用的权限控制手段之一

4.具备协调功能：这其实就是需要一个对应的服务器环境，能够对网络中相关的文印设备进行管理，并且进行资源的调配和数据统计分析。

5.其他设计功能：一些新的办公打印设备会通过新功能来提升效率、节约资源，双面打印就是这样的功能之一。Gartner的一份报告称：“将双面打印设定为所有设备的默认设置可使企业一年打印纸张消耗量至少降低30%”。因此在采购时应该尽量选择具备自动双面打印功能的产品。尽量实现无纸化也是非常值得考虑的功能，例如在网络以内扫描并处理文件，无需任何其他专用软件即可将已扫描文件以附件形式发送实现共享。发送传真时，可以扫描成电子文档并通过电子邮件发送或者传输至对方的传真机存储器、个人电脑、网络文件夹；接受到的传真，也可以先存储起来，待用户确认后再打印或者直接处理电子文档，避免垃圾传真带来的浪费。

设计和采购是企业文印管理的两个主要环节，在后续的使用、维护和回收环节，只要遵循前期的思路进行，那么相关的隐患都会得到很好的控制。只要遵循这样一个思路，就能立竿见影地实现节约成本、避免信息安全隐患、提高工作效率的目标。